Archivado profesional de expedientes de empresa: soluciones para una gestión segura y eficaz

El archivo seguro y organizado de los archivos de una empresa es ahora más importante que nunca. Desde contratos y documentos administrativos hasta fotos, vídeos y bases de datos, toda la información debe almacenarse de forma que se garantice su seguridad, accesibilidad y cumplimiento legal.

Esto plantea algunas preguntas importantes: ¿cuáles son las soluciones de archivo óptimas para su empresa? ¿Cuándo debe recurrir a un experto en datos? ¿Cómo puede mejorar y proteger sus archivos antes de archivarlos? Esta completa guía le proporcionará los conocimientos necesarios para gestionar eficazmente los datos de su empresa.

¿Por qué es esencial archivar los documentos de la empresa?

Archivar es algo más que almacenar archivos; es un proceso estratégico que protege los datos de su empresa y garantiza la continuidad del negocio. Una gestión eficaz de los documentos le permite :

• Cumplir con las obligaciones legales: Muchas normativas (RGPD, normas ISO, obligaciones fiscales) exigen conservar determinados documentos durante un periodo de tiempo específico.
• Optimización de la productividad: el archivado estructurado proporciona un acceso rápido y eficaz a la información.
• Preservar la integridad de los datos: Limita las pérdidas y los daños implantando soluciones de almacenamiento adecuadas.
• Proteja la información confidencial: proteja los datos contra la piratería informática, las pérdidas accidentales o las catástrofes naturales.

Soluciones profesionales de archivado para sus documentos

Existen varias soluciones de archivado a disposición de las empresas para archivar sus ficheros, en función de sus necesidades específicas:

1. Almacenamiento local (servidores internos, NAS)
   • Ideal para empresas que quieren mantener un control total sobre sus datos.
   • Ventajas: acceso rápido, control de costes a largo plazo.
   • Inconvenientes: requiere un mantenimiento regular y protección física contra daños.
2. Almacenamiento en la nube
   • Proveedores como Google Drive, Microsoft OneDrive y Amazon S3 permiten almacenar archivos con total seguridad.
   • Ventajas: acceso remoto, actualizaciones automáticas, redundancia de datos.
   • Inconvenientes: dependencia de un proveedor externo y necesidad de comprobar el cumplimiento de la normativa.
3. Archivado híbrido (mezcla local/nube)
   • Combina almacenamiento físico y digital para una redundancia óptima.
   • Ventajas: flexibilidad, mayor seguridad y menor riesgo de pérdida de datos.
   • Inconvenientes: mayor coste inicial, complejidad de gestión.

¿Por qué recurrir a un experto en datos?

Un experto en gestión de datos puede aportar a su empresa soluciones personalizadas y valiosos conocimientos:

• Auditoría y estructuración de datos: Análisis de sus necesidades y propuesta de una solución de archivo personalizada y eficaz.
• Protección de archivos sensibles: aplicación de protocolos de cifrado y gestión de acceso para una protección óptima.
• Cumplimiento legal: compruebe que su archivado cumple la normativa vigente, evitando así costosas sanciones.
• Copias de seguridad automáticas y planificación de la recuperación en caso de catástrofe (DRP): desarrolle estrategias de recuperación rápida en caso de catástrofe y evite la pérdida permanente de datos.

¿Cómo protege sus datos?

La seguridad de los archivos de tu empresa es esencial para evitar fugas de datos y pérdidas accidentales. He aquí algunas buenas prácticas:

1. Cifrado de datos
   • Cifra tus archivos antes de almacenarlos, ya sea en un servidor interno o en la nube.
   • Utilice soluciones como AES-256 para obtener la máxima protección.
2. Autenticación multifactor (AMF)
   • Garantice que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los datos mediante protocolos de autenticación sólidos.
3. Copias de seguridad periódicas
   • Configura copias de seguridad automáticas en varias ubicaciones (nube + disco duro externo).
4. Elegir un proveedor fiable
   • Opte por plataformas de almacenamiento que cumplan las normas de seguridad y confidencialidad (ISO 27001, RGPD).

Los formatos de archivo más eficaces

La elección del formato de archivo es crucial para garantizar que los datos se almacenan de forma duradera y accesible.

• Documentos de texto: PDF/A (formato normalizado para archivado a largo plazo).
• Imágenes y fotos: TIFF, PNG o JPEG (alta calidad para evitar pérdidas).
• Vídeos: MP4 con códec H.264 o H.265 para un buen equilibrio entre calidad y tamaño de archivo.
• Bases de datos: formatos SQL exportables para una recuperación simplificada.

Coste de archivado profesional y copias de seguridad eficaces

El coste del archivado varía en función de varios factores:

• Volumen de datos: Cuantos más archivos tengas, mayor será el coste.
• Tipo de almacenamiento elegido: Nube (suscripción mensual) o almacenamiento local (inversión inicial).
• Nivel de seguridad requerido: cifrado avanzado, copias de seguridad automáticas, etc.

Por término medio :

• El almacenamiento seguro en la nube puede costar entre 50 y 200 euros al mes, según el volumen.
• Un servidor NAS interno puede representar una inversión de entre 500 y 3000 euros.
• Las soluciones híbridas oscilan entre 1.000 y 10.000 euros, y a menudo incluyen un servicio de gestión de datos.

Para una copia de seguridad eficaz :

1. Utiliza la regla 3-2-1: 3 copias, en 2 soportes diferentes, incluida 1 fuera de las instalaciones.
2. Automatice las copias de seguridad semanales/mensuales.
3. Pruebe regularmente sus restauraciones para comprobar la integridad de los archivos.

Almacenar y proteger las fotos de su empresa

Las fotos profesionales suelen ser archivos grandes y valiosos. Para almacenarlos de forma eficiente :

• Opta por formatos comprimidos sin pérdida de calidad (TIFF, PNG).
• Utiliza soluciones en la nube especializadas en la gestión de imágenes (Dropbox, Google Photos pro).
• Asegúrate de mejorar la calidad de tus fotos antes de almacenarlas, para evitar cualquier pérdida de información.

Mejorar la calidad de las fotos antes de archivarlas

Es probable que una foto de mala calidad pierda legibilidad con el tiempo. Mejorar la calidad de las fotosHerramientas como Adobe Express, Photoshop o Lightroom pueden utilizarse para retocar imágenes antes de archivarlas. El uso de herramientas como Adobe Express, Photoshop o Lightroom puede servir para retocar imágenes antes de archivarlas.

Archivar archivos corporativos es mucho más que hacer copias de seguridad; es una estrategia integral que abarca la seguridad, la accesibilidad y el cumplimiento de la legislación. Si eliges las soluciones adecuadas, cuentas con la ayuda de expertos y adoptas buenas prácticas de seguridad, podrás proteger los datos de tu empresa y garantizar su futuro a largo plazo.